Die Arbeit ist fertig, die Rechnung ist raus. Dann kommt die Überweisung, aber nur ein Teil davon. Dazu eine Mail: die Leistung sei mangelhaft, man habe den Betrag deshalb gekürzt.
Das ist etwas anderes als ein Kunde, der einfach nicht zahlt. Hier bestreitet jemand deine Forderung. Und genau deshalb brauchst du eine andere Reaktion. Der wichtigste Satz vorweg: bleib ruhig und antworte schriftlich. Wer jetzt wutentbrannt zum Telefon greift, macht seine Lage meistens schlechter.
Darf dein Kunde die Rechnung überhaupt kürzen?
Wenn ein echter Mangel vorliegt: ja, unter Bedingungen. Wenn keiner vorliegt: nein.
Das Entscheidende ist, dass Kürzen nicht der erste Schritt ist, sondern einer der letzten. Bevor dein Kunde dauerhaft weniger zahlen darf, musst du die Chance bekommen haben, den Mangel zu beheben. Solange du diese Chance nicht hattest, ist eine Kürzung verfrüht.
Wie viel darf er einbehalten?
Nicht alles. Das ist der Punkt, den die meisten Betriebe nicht kennen und der bares Geld wert ist.
Bei einem kleinen Mangel darf dein Kunde nicht die komplette Rechnung liegen lassen. Er darf nur einen angemessenen Teil zurückhalten. Als Richtwert gilt in der Praxis ungefähr das Doppelte dessen, was die Beseitigung des Mangels kosten würde. Der Rest ist sofort fällig.
Ein Beispiel: Ein Fliesenleger hat ein Bad fertig gemacht, an einer Stelle sitzt eine Fuge schief. Der Kunde hält die halbe Rechnung zurück. Das ist fast immer zu viel. Die schiefe Fuge kostet einen Bruchteil davon.
Was ist dein wichtigstes Recht in dieser Lage?
Du darfst nachbessern. Das klingt unspektakulär, ist aber deine stärkste Karte.
Solange du anbietest, den Mangel zu beheben, kann dein Kunde nicht einfach dauerhaft kürzen. Erst wenn deine Nachbesserung mehrfach scheitert oder du sie verweigerst, bekommt er die weitergehenden Rechte, also den Preis dauerhaft zu mindern oder vom Vertrag zurückzutreten.
Daraus folgt der wichtigste praktische Rat: biete die Nachbesserung schriftlich an, auch wenn du den Mangel für Unsinn hältst. Damit stehst du sauber da. Lehnt der Kunde ab, hat er sich selbst ins Knie geschossen.
Was du in den ersten Tagen konkret machst
- Schriftlich nachfragen, was genau der Mangel sein soll. Viele Kürzungen lösen sich hier schon auf, weil der Kunde nichts Konkretes benennen kann.
- Hinfahren und Fotos machen. Mit Datum. Wer später streitet, streitet um Beweise, und die verschwinden schnell.
- Nachbesserung anbieten, mit Frist. Kurz, sachlich, per Mail, damit du es schwarz auf weiß hast.
- Den unstrittigen Teil sofort einfordern. Auch wenn ihr über den Mangel streitet: der Teil der Rechnung, der nichts damit zu tun hat, ist fällig. Den lässt du nicht mitliegen.
- Nichts unterschreiben, was du nicht verstehst. Manche Kunden schicken eine „Einigung“, in der du auf den Rest verzichtest. Das ist dann endgültig.
Warum „abhaken und weitermachen“ die teuerste Lösung ist
Die meisten Betriebe lassen es laufen. Nicht aus Faulheit, sondern weil sie rechnen: Anwalt kostet Geld, der Ausgang ist unsicher, und in der Zeit könnte man arbeiten.
Das Problem ist, dass sich das herumspricht, und zwar bei dir selbst. Wer einmal nachgegeben hat, gibt beim nächsten Mal wieder nach. Aus einer gekürzten Rechnung werden über ein Jahr schnell mehrere, und das ist dann kein Ärgernis mehr, sondern ein Loch in der Kasse.
Genau dieses Kostenrisiko ist der Punkt, an dem ein Rechtsschutz für Selbstständige greift. Nicht damit du ständig prozessierst, sondern damit die Frage „kann ich mir das leisten“ deine Entscheidung nicht mehr bestimmt. Ein Fotostudio, ein Elektrobetrieb und ein Garten- und Landschaftsbauer haben hier dasselbe Problem, obwohl sie völlig verschiedene Sachen verkaufen.
Wo liegt der Unterschied zu „Kunde zahlt gar nicht“?
Das ist wichtig, weil beide Fälle unterschiedlich laufen.
Er bestreitet nichts und zahlt trotzdem nicht. Dann ist es reines Eintreiben. Mahnung, Inkasso, notfalls gerichtliches Mahnverfahren. Dazu haben wir einen eigenen Ratgeber: Kunde zahlt die Rechnung nicht.
Er bestreitet, so wie hier. Dann geht es nicht ums Eintreiben, sondern darum, wer recht hat. Das ist der Fall, für den es einen eigenen Baustein im Rechtsschutz für Selbstständige gibt, der die Kosten trägt und dich vor Gericht vertritt.
Wenn du nicht sicher bist, in welchem Fall du steckst: das ist genau die Frage, die wir dir in fünf Minuten beantworten. Was wir sonst noch absichern, steht auf unserer Leistungen-Seite. Und wenn statt der Kürzung ein Anwaltsbrief kommt, hilft dir unser Ratgeber zur Abmahnung weiter.
Häufige Fragen
Weiterlesen: Kunde zahlt die Rechnung nicht, was du jetzt tun kannst